Plantilla

A continuacion se da un link a un documento que puede servir de ejemplo de como se estructura un documento de Gestion de Proyectos

http://www.csi.map.es/csi/metrica3/gespro.pdf

El Jefe de proyecto

Se destaca como la persona clave en la planificación, control y planificación de un proyecto, y es el que lo impulsa realizando decisiones correctas para cumplir los objetivos.

El jefe de proyecto tiene poder ejecutivo y autoridad para mandar y tomar decisiones pero tampoco es de pensar que posee poder absoluto.

De que se ocupa??

• Colaboración con el cliente en la definición y concreción de los objetivos del proyecto.
• Planificación del proyecto en todos sus aspectos, identificando las actividades a realizar, los recursos a poner en juego, los plazos y los costes previstos.
• Dirección y coordinación de todos los recursos empleados en el proyecto.
• Mantenimiento permanente de las relaciones externas del proyecto: clientes, proveedores, subcontratistas, otras direcciones, etc.
• Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situación en relación con los objetivos establecidos.
• Adopción de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las desviaciones que se hubieran detectado.
• Responder ante clientes y superiores de la consecución de los objetivos del proyecto.
• Proponer, en su caso, modificaciones a los límites u objetivos básicos del proyecto cuando concurran circunstancias que así lo aconsejen.

Perfil de Un Jefe de Proyecto

• Tecnico: dominar la tecnología principal del proyecto para poder planificar recursos, generar ideas y soluciones eficaces.
• Gestor: poseer una notable aptitud gestora, pues debe controlar y conseguir todos los objetivos del proyecto, incluyendo el aspecto financiero y el plazo.
• Relaciones Personales: debido a que el Jefe de Proyecto es el representante del proyecto frente a clientes, proveedores, contratistas, la propia empresa, etc, debe destinguirse por excelentes relaciones personales, y dirigirse a un conjunto de personas con autoridad personal, tacto, habilidad y capacidad de convicción.

Conflictos

Dada la naturaleza humana de los equipos de trabajo, los conflictos son inevitables, y cuya resolución es básica para cumplir los objetivos del proyecto.

Se pueden distinguir 2 tipos de conflictos:

1. Endógenas. Surgen en el interior de un proyecto debido a problemas en su ejecución o a los recursos disponibles.
2. Exógenas. Surgen en la organización en su conjunto, afectando a los proyectos que se ejecutan en la misma.

EL director de Proyecto solo puede atacar los conflictos endógenos.

CAUSAS

Algunas de las causas pueden ser:

• Calendarios
• Prioridades del Proyecto
• Estructura del equipo de trabajo
• Opiniones y compromisos técnicos
• Procedimientos administrativos
• Costes
• Conflictos personales

Entre las resoluciones tenemos:

• Confrontación: solucionar racionalmente los problemas.
• Compromiso: buscar soluciones que aportan algún grado de satisfacción a las partes involucradas en el conflicto.
• Conciliación: llegar a acuerdos comunes. La conciliación es un modo más eficiente, sin embargo, puesto que al identificar áreas de acuerdo puede ayudar a definir mejor las áreas de desacuerdo, y además el proyecto puede continuar en áreas donde existe acuerdo de las partes.
• Imposición: imponer a la fuerza algún punto de vista. La fuerza se utiliza a veces como el último recurso por los jefes de proyecto, puesto que puede provocar resentimiento y deterioro del clima laboral.

Perfiles del Equipo de Trabajo

Los perfiles son características genéricas de alguna actividad ligadas a las necesidades de la organización. En función del ciclo de vida usado y las actividades ha realizar, se pueden determinar “a priori” los perfiles requeridos.

En la definición de un perfil, intervienen los siguientes aspectos:

• Conocimientos generales requeridos
• Conocimientos técnicos especializados requeridos
• Habilidades de comunicación requeridas
• Actitudes requeridas en el trabajo
• Relación con otros perfiles
• Recursos materiales asociados al perfil
• Características temporales

ORGANIZACIÓN MATRICIAL DEL EQUIPO DE PROYECTO. RELACIÓN JEFE DE PROYECTO - JEFE UNIDAD FUNCIONAL

EL Equipo de Trabajo

Esta es la actividad mas delicada que debe desarrollar el Director de Proyecto. El equipo es creado para una operación determinada y esta compuesto en su mayoría por personas sobre las que no tiene poder jerarquico provenientes de otros departamentos y que deben trabajar armoniosamente para conseguir los resultados esperados.

A continuación resumimos los distintos ámbitos desde los que se puede aportar personas al equipo de trabajo:

• Asignacion permanente: sucede cuando existe un grupo de empleados con concimientos que les permiten alcanzar varios proyectos del mismo tema.
• Asignacion Temporal: cuando se finaliza la ejecución del proyecto continúan a disposición del Jefe o Unidad.
• Reclutamiento de Nuevas Personas
• Transferencia de personas de Otros departamentos
• Consultores: personas externas que poseen conocimientos pertinentes al proyecto de los que no se disponene en la empresa.

Integracion
En un grupo humano de trabajo se requiere una Relacion Estable para realizar las tareas y actividades del proyecto, se presentan distintos enoques sobre la forma de proceder en la relación.

• Aislamiento: la relación es minima, las tareas se dividen en subunidades independientes y es un contrl jerarquico
• Interdependencia: se maximinzan las relaciones y las tareas se hacen muy dependientes.
• Cooperacion: se hacen las tareas de forma conjunta, existe apoyo mutuo entre subunidades

Gestion de Recursos Humanos

Esto se refiere a la gestión de las personas que participan en la organización y en el desarrollo del proyecto, en este caso, hablando de la gestión del principal recurso del que se dispone para mantener y mejorar su competitividad.

La importancia del Recurso Humano es debido a que la innovación y mejoras de una organización se hace a través de las personas que conforman las empresas y que consiguen que los clientes estén o no satisfechos.

Tecnicas de Programacion y Planificacion

Las tecnicas de Plainificacion se ocupan de estructurar y organizar las actividades, definiendo la duracion y orden de elaboracion de cada una.
Las tecnicas de Programacion tratan de ordenar las actividades para identificar las relaciones temporales logicas entre ellas, creando calendario o los instantes de tiempo en que se deven realizar.
La programacion debe ser coherente con los objetos persguidos y respetar las resticciones.

PASOS:

1. construir un diagrama de tiempos
2. Establecer los tiempos de cada actividad.
3. Analizar los costes del pruecto y ajustar las holguras.

Las herramientas que se pueden usar son:

• Diagrama de Gantt, que muestra fechas de comienzo y fin de actividades ademas de su duracion.
• Grafica de Hitos: los hitos son eventos que requieren verificacion; la grafica no aporta o refleja informacion acerca de la interdependencia entre tareas y actividades.
• PERT (Program Evaluation and Review Technique): Desarrollado para el programa de I+D, y es un metodo orientado al plazo de ejecucion.
• PDM (Precedence Diagramming Method): se basa en una red en la que figuran las actividades en nodos y los arcos representan demoras de tiempos que unen, ademas muestran dependencias.

Plazos y Costes

Cuando las tareas y actividades han sido identificadas, ordenadas y combinadas de manera logica y optima y se a determinado los recursos a usarse por cada una de ellas, se puede apreciar de manera parcial los costes y plazos previsibles.
asi lo dificil es saber cuantas horas/hombre y horas/maquina se van a emplear. el coste de la unidad de recurso es en general facil de conocer, y el total sera la suma del coste de todas las actividades.

algo similar sucede con los plazos de cada actividad y el plazo total.

Los Recursos

La asignacion de recursos suele ser una de las partes mas dificiles. La definicion y asignacion de recursos debe tomar en cuenta 3 elementos:

• Que tipo de recursos se va a usar
• en que cantidad
• y durante cuanto tiempo

los 3 elementos estan estrechamente ligados ya que el coste se basa e la naturaleza del recurso x la cantidad x el tiempo.

Identificacion y Descripcion de Actividades

El Jefe de Proyecto debe identificar y describir cada una de las actividades a desarrollar para lograr el resultado adecuado. antes de empezar se debe elejir el camino mas conveniene, esta tarea implica elegir entre varias opciones y reslover muchas incognitas, asuminedo niveles de complejidad e inhabitualidad.

es mas que todo un trabajo tecnico que lo debe realizar un profesional en la materia, que tenga la formacion tecnica necesaria.

Para la definicion de actividades es necesario contar con lo siguientes datos:

• Estructura de Desagregacion de proyecto(EDP)
• Especificaciones y objetivos del proyecto
• Las limitaciones: que actividades fueron necesarias en proyectos similares
• Hipotesis: se a de elaborar una Lista de Actividades que complete la EDP

Las Relaciones
Las distintas tareas no se hacen de forma sucesiva o simultanea, sino que hay que enlazarlas en el orden mas conveniente para resolver los imperativos tecnicos del proyecto y lograr una relacion optima.

El Ciclo de vida

El ciclo de vida son las diversas actividades y tareas que se agrupan en fases para contribuir a obtener el producto intermedio, necesario para continuar hacia el producto final y facilitar la gestion del proyecto.


Tipos de Modelo de ciclo de vida
cada modelo tiene ventajas y desventajas segun las condiciones en que se aplican, por eso es importante estudiar el caso del proyecto para aplicar el mejor modelo.

las principales diferencias entre los modelos estan en:

• EL Alcance: un proyecto puede ser un simple estudio de viabilidad de desarrollo de algun producto, o su desearrollo completo, o cubriendo toda su historia, fabricacion, modificaciones y retirada.
• Las Caracteristicas de las fases que dividen el ciclo, esto puede depender del tema del proyecto ya que no son las mismas fases para construccion de un puente que para el de una organizacion.
• La estructura de la sucecion de las fases que puede ser lineal, con prototipos o en espiral

Ciclo de Vida Lineal



Ciclo de Vida con Prototipado



Ciclo de Vida en Espiral

Los Objetivos

Uno de los principios básicos de la gastion de proyectos es que los objetivos estén claros y presisos para no tener confuciones.

Objetivo Triple: Coste, Resultado y plazo Los tres van de la mano y no se debe dar mas importancia a uno o dos, sino a los tres.

El primer objetivo es el de coste y suele estar definido y de mucha importancia. Comúnmente existe un contrato y hay que respetarlo, el coste es mas importante en el caso de algún proyecto externo que en un proyecto interno.

El plazo es el objetivo que mas se pierde, volviéndose en el que mejor mide la calidad de la gestión del proyecto ya que una buena gestión conlleva a una buena planificación lo que ayuda a cumplir el plazo establecido.

El objetivo Resultado es el resultado final, o sea, lo que se quiere realizar y la justificación de ello por lo que es bien significativo.

La Oferta

La oferta
Es el primer objetivo que aparece antes de iniciar un proyecto y es el de presentarla con el fin de conseguir el contrato, o sea, convencer al cliente de que vale la invericon de generar nuestro proyecto que el de la competencia, ya sea en aspecto técnico como en el coste o el plazo.
Finalidad Comercial:
Como la oferta tiene una finalidad comercial, es necesario respetar algunos principios:
· Captar el interés y necesidades del cliente
· Hacer oferta clara y atractiva
· Dedicar el tiempo y cuidado para garantizar calidad
· Etc.

Etapas de un Proyecto

1. Fase de Planificacion: cubre como el quipo de trabajo resolvera satisfacer los costes, el tiempo y restricciones. una planificacin detallara evita que se den giros inesperados durante el proyecto.
2. FAse de Ejecucion: son todas las tareas y actividades que componen la realizacion del proyecto en si. en esta fase se gestiona la utilizacion de los recursos de forma que sea la mas adecuada para desarrollar la obra.
3. Fase de Entrega: representa la culminacion de la operacion y tambien las dificultades que suelen aparecer a la hora de poner en practica el proyecto, alargandose y provocando costes adicionales.

En un proyecto de software existen las siguientes etapas:

• Nacimiento de la idea
• Estudio de oportunidad que concreta objetivos y costes
• Estudio detallado que es donde el jefe de proyecto define el contenido del proyecto, su analisis funcional y metodologias a desarrollar.
• Cuaderno de cargas para informatica: por medio del analisis funcional se establecen las cargas de trabajo, el calendario dando lugar al contrato formal entre el cliente, usuarios e informativos.
• Analisis organico: analisis organico y especificaciones de desarrollo.
• Programacion y pruebas
• Recepcion Provisional: son los manuales de usuario y otros
• Puesta en marcha o implementacion
• Balance de funcionamiento que es donde se aprecian los beneficios que se han producido
• Auditoria para verificar si el producto sigue siendo de ayuda

Tres elemenctos fundamentales de la Gestion de Proyectos

en las siguentes entradas revisaremos 3 elementos fundamentales de la gestion de proyectos, que a su vez se dividen en subareas

• Elementos de Planificacion y Control
• Etapas de proyecto
• la oferta
• los objetivos
• Ciclo de vida
• identificacion y descripcion de actividades
• recursos
• plazos y costes
• tecnicas de programacion de actividades
• Gestion de Recursos humanos
• Equipo de trabajo
• perfiles y estructuras
• conflictos
• Jefe de proyectos

Software para Gestion de Proyectos

En la siguiente pagina se listan herramientas generales de gestion de proyectos

http://www.softonic.com/eseccion/1298/Gestion-de-proyectos

ademas existe el software B-kin Project Monitor que es un software de gestión de proyectos online, la direccion de la pagina oficial es:

http://www.b-kin.com/ES/gestion%20de%20proyectos/default.aspx




Tambien existe Microsoft Proyect, usado para ayudar a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.



El siguinete link para descargar una version de prueba:

http://trial.trymicrosoftoffice.com/trialspain/product.aspx?re_ms=oo&family=project&culture=es-ES

Descripcion y objetivos de la gestion de proyectos

Descripcion y objetivos de la gestion de proyectos

La gestion de proyectos tiene como finalidad la planificacion, el seguimiento y control de las actividades y de los recursos humanos y materiales que intervienen en el desarrollo de un sistema de informacion. la gestion de proyectos ha existido desde tiempos antiguos ya sea para planificar construcciones o en campañas militares donde tambien entrar en juego aspectos de gestion, pero es despues de la segunda guerra mundial que se transformo la administracion por Proyectos en una disciplina de investigacion. Podemos dar otra definicion de PROYECTO que puede ampliar la definicion que se dio en entradas anteriores en este blog. asi que un PROYECTO se puede definir como un conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin especifico, (vemos que tiene terminos de definicion de sistema), con una diracion predeterminada todo proyecto tiene 3 aspectos que se deben coordinar para lograr el exito del proyecto

• Dimension Tecnica: que concierne a aplicar conocimientos especificos de cada area de trabajo. es necesario tener los conocimientos adecuados para resolver el problema que cubrira el pryecto.
• Dimension Humana: es importante porque todo proyecto esta lleno de relaciones humanas, donde se unen un gran numero de interese y que a veces son opuestos.
• Variable Gestion: este termino hace referencia a algo que a veces se concidera de poca importancia porque no es tan visible que otros elementos, pero que actua como catalizador para que los otros elementos se comporten adecuadamente, de una buena Gestion depende el exito de la operacion.

referencia:
http://www.getec.etsit.upm.es/docencia/gproyectos/gproyectos.htm

Continuando con el tema de proyecto

los proyectos se rigen por tres restricciones principales:

La restriccion del tiempo: se refirere a la cantidad de tiempo disponible para completar un proyecto. El tiempo se descompone para propositos analiticos en el tiempo requerido para completar los componentes del proyecto y a su vez se descompone en el tiempo requerido para completar cada tarea de los componentes, es importante partir el trabajo en pedazos enores para que sean mas faciles de seguir.

La restriccion de Costo: que es la cantidad presupuestada para el proyecto, que representa el costo de desarrollar las multiples variables incluyendo costes de materiales, equipo, administracion, utilidades, etc.

La restriccion del Alcance (en software): son los requerimientos que se deben cubrir para satisfacer las necesidades del cliente.

introduccion a proyectos

Como introduccion veremos algunos puntos relevantes sobre que es un proyecto:

que es un proyecto?? pues podria decirse que es un esfuerzo temporal, unico, y progresivo para crear un producto o un servicio, y en el caso del area de software pues seria una aplicacion de cualquier indole, base de datos, redes de computadoras, etc.

Las caracteristicas comunes de la mayoria de proyectos son:

Objetivos: que es lo que se quiere lograr a inmediato, corto y mediano plazo, consideranda algunos de largo plazo.

Calendario de actividades: que es el programa de trabajo y actividades

Demanda de recursos, que es lo que se necesita, los inputs del proyecto, capital y equipo.

Estructura organizacional: que es tener roles y responsabilidades